Rechnungen und Hauptbuch
Wo im Admin: Finance › Billing (
/billing) mit den Tabs Overview, Transactions (/billing/ledger), Invoices (/billing/invoices), Top-ups (/billing/deposits), Payouts (/billing/payouts), Vouchers (/billing/vouchers) und Reports (/billing/reports). Wo im Portal: Billing (/billing).
Funktion
Jeder Betrag in NexCMP wird als USD-Cent gespeichert und einmal erfasst. Die Kernidee: Das Wallet-Hauptbuch ist die Single Source of Truth für Salden; Rechnungen, Aufladezahlungen und Berichte sind Ansichten, die daraus erstellt werden. Das Hauptbuch ist nur zum Anhängen — ein Fehler wird durch Hinzufügen eines Stornierungsbuungssatzes behoben, niemals durch Bearbeiten der Historie.
Anforderungen
| Komponente | Anforderung |
|---|---|
| Rolle | Ein Administrator. |
| Verkäuferdetails | Legen Sie den rechtlichen Namen, die Steuernummer, die Adresse, die Kontakt-E-Mail und das Rechnungsnummernpräfix in System › Settings › General im Tab Seller & invoicing (/settings?tab=seller) unter der Karte Seller details (printed on invoices) fest. |
| Abhängigkeiten | Payment channels für eingehende Gelder. |
Die Bestandteile
| Admin-Tab | Was aufgelistet wird | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Overview | Umsatz heute und diesen Monat, Ledger-Summen nach Art (Guthaben, Belastung, Erstattung, Anpassung, Gutschein), Rechnungen nach Status, ausstehende Erstattungen, Verknüpfungen, Ausgaben pro Dienst in den letzten 30 Tagen | Tägliche Prüfung |
| Transactions | Das Wallet-Ledger, eine Zeile pro Bewegung | Das Guthaben eines Kunden erklären |
| Invoices | Rechnungen und eine zweite Ansicht Orders mit jedem Kauf jedes Dienstes | Dokument finden, erneut senden, als bezahlt markieren |
| Top-ups | Über die Gateways empfangene Zahlungen | Zahlung prüfen, erstatten |
| Payouts | Kartenrückerstattungen, Affiliate-Auszahlungen, Reseller-Auszahlungen | Ausgehenden Zahlungen zustimmen |
| Vouchers | Aufladecodes | Siehe Promotions |
| Reports | Umsatz, nach Dienst, nach Reseller | Buchhaltung |
Transactions (Ledger)
Spalten: Uhrzeit, Kunde, Art, Dienst, Betrag (mit Vorzeichen), VM, Referenz, Akteur, Notiz. Filter: Art, Dienst, Kunden-ID, Site (wenn Sie Reseller haben), Datumsbereich und ein VM-Link.
| Art | Bedeutung |
|---|---|
deposit | Aufladung über ein Gateway |
charge | Für einen Dienst eingezogenes Geld (Bestellung, Verlängerung, stündlicher Verbrauch ...) |
refund | An das Wallet zurückerstattetes Geld |
adjust | Guthaben oder Belastung durch den Administrator sowie Aufladecodes (Referenz beginnt mit vch:) — die Übersicht zeigt Gutscheine als eigene Zeile |
Jede Zeile hat eine Referenz wie dep:stripe:<payment-id>; dieselbe Referenz kann niemals zweimal geschrieben werden, weshalb ein wiederholter Webhook nicht doppelt gutschreiben kann. Verwenden Sie Customers › List › customer › Credit / debit, um eine manuelle Anpassung hinzuzufügen: Ein Grund ist obligatorisch, ein positiver Betrag versucht auch, für mangelnde Mittel gesperrte VMs entsperren, und die Aktion wird in zwei Schritten bestätigt.
Invoices
Eine Rechnung wird automatisch erstellt, wenn ein Kunde etwas kauft oder verlängert, das aus dem Wallet bezahlt wird, oder für eine Aufladung. Nummern sehen aus wie <prefix><YYYYMM>-<000001> (zum Beispiel NX202610-000042); Reseller-Sites verwenden ein eigenes Präfix und eine eigene Sequenz. Bestehende Nummern ändern sich nie, wenn Sie das Präfix ändern.
| Feld | Werte |
|---|---|
| Art | Receipt, Renewal, Top-up, Manual, Refund |
| Status | Unpaid, Paid, Overdue, Cancelled, Refunded |
Aktionen für eine Zeile:
| Aktion | Effekt |
|---|---|
| View / Print | Öffnet die Rechnung; das Portal kann diese auch drucken oder als PDF speichern. |
| Mark paid (nur bei unbezahlt oder überfällig) | Markiert sie als bezahlt, ohne Guthaben zu bewegen — verwenden Sie dies, wenn der Kunde Sie außerhalb von NexCMP bezahlt hat. Ein Grund ist erforderlich. Bei einer Verlängerungsrechnung verlängert und entsperrt dies auch die gesperrte VM. |
| Abbrechen (nur bei unbezahlten oder überfälligen) | Annulliert die Rechnung. Ein Grund ist erforderlich. |
| Erneut senden | Sendet die Rechnung per E-Mail nochmals. |
Manuelle Rechnung erstellen (Schaltfläche oben auf der Registerkarte): Kunden-ID, 1 bis 50 Positionen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis), optionale VM-ID, optionale Fälligkeitstage (0 bis 365, Standard 7), optionaler Hinweis. Sie wird als unbezahlt erstellt; der Kunde sieht sie unter Billing › Invoice History.
Unbezahlte Rechnungen für Dienste werden automatisch über das Guthaben beglichen, sobald Geld vorhanden ist, sodass der Kunde lediglich eine Aufladung vornehmen muss.
Top-ups (payments)
Eine Zeile pro Versuch: Zeitpunkt, Kunde, Gateway und Methode, Art (Aufladung oder automatische Aufladung), Status (ausstehend, abgeschlossen, fehlgeschlagen, erstattet, strittig, storniert), vom Kunden gezahlter Betrag, Gebühr, dem Guthaben gutgeschriebener Betrag, Gateway-Referenz und Abschlusszeitpunkt. Abgeschlossene Stripe- und PayPal-Zahlungen verfügen über eine Refund-Aktion. Nutzen Sie die Seiten zu Gateway-Ereignissen, um Webhooks einzusehen (Payment channels).
Payouts
Drei Unterregisterkarten: Card refunds (Erstattungsanfragen genehmigen oder ablehnen; die Anfrage wird aus einer abgeschlossenen Zahlung erstellt), Affiliate payouts (Provisionauszahlungen) und Reseller withdrawals. Jede Entscheidung wird protokolliert.
Reports
Revenue (30-Tage-Trend, Monat für Monat, Top-Kunden), By service und By reseller.
Was der Kunde sieht
Unter Billing verfügt der Kunde über Balance, Deposit, Redeem code, Settings (automatische Aufladung) sowie eine Historie mit den Registerkarten Invoice History, Payment Order, Ledger und Orders (jeder Dienst in einer Liste mit Filtern nach Dienst und Typ). Jede Rechnung bietet View, Print und Save as PDF; Beträge sind in USD und werden optional in der Anzeigewährung dargestellt.
Verifizierung
- Führen Sie eine kleine Aufladung als Testkunde durch.
- Transactions zeigt eine
deposit-Zeile, Top-ups zeigt die Zahlung als Completed und die Umsätze in Overview steigen. - Etwas kaufen: Eine
charge-Zeile erscheint und Invoices zeigt eine Receipt- oder Renewal-Rechnung mit den von Ihnen konfigurierten Verkäuferdetails.
Limits & Hinweise
- Nur zum Anhängen. Es gibt keine Möglichkeit, eine Ledger-Zeile zu bearbeiten oder zu löschen; fügen Sie stattdessen eine Korrekturbuchung mit Begründung hinzu.
- Währung. Beträge sind in USD; die Anzeigewährung dient nur der Optik (siehe Currency and exchange rates).
- Refund to card erfolgt in zwei Schritten (Anfrage und anschließende Genehmigung unter Payouts); USDT- und Banküberweisungen werden nicht auf die Quelle zurückerstattet.
- Alles wird protokolliert unter System › Logs › Admin actions mitsamt dem von Ihnen eingegebenen Grund.
- Bestellungen vs. Rechnungen. Stündliche Nutzung wird nicht stündlich abgerechnet; die Ansicht „Orders“ fasst sie tageweise zusammen, damit Sie sie dennoch einsehen können.
Fehlerbehebung
| Symptom | Ursache | Behebung |
|---|---|---|
| Guthaben des Kunden scheint falsch zu sein | Eine unerwartete Belastung, Anpassung oder Gutschrift | Filtern Sie Transactions nach der Kunden-ID und lesen Sie die Referenzen und Notizen. |
| "Rechnung ist bereits bezahlt" (409) | Markierung als bezahlt für eine bereits bezahlte Rechnung | Keine Aktion erforderlich. |
| Rechnung kann nicht storniert werden | Nur unbezahlte oder überfällige Rechnungen können storniert werden | Verwenden Sie bei bereits bezahlten Rechnungen eine Erstattung oder Korrekturbuchung. |
| Verkäuferdetails auf Rechnungen fehlen | Nicht ausgefüllt | Füllen Sie Seller details unter System › Settings › General › Seller & invoicing aus. |
| Kreditkarte / Lastschrift abgelehnt | Betrag ist null oder über $100,000 | Verwenden Sie einen Betrag zwischen 1 Cent und $100,000. |
| Eine Zahlung bleibt lange auf dem Status Pending | Webhook fehlt | Siehe Gateway events und erneut abspielen. |