Factures et grand livre

Où dans l'admin : Finance › Billing (/billing) avec les onglets Overview, Transactions (/billing/ledger), Invoices (/billing/invoices), Top-ups (/billing/deposits), Payouts (/billing/payouts), Vouchers (/billing/vouchers) et Reports (/billing/reports). Où dans le portail : Billing (/billing).

Description

Chaque montant dans NexCMP est stocké en centimes USD et enregistré une seule fois. L'idée clé : le grand livre du portefeuille est la source de vérité pour les soldes ; les factures, les paiements de rechargement et les rapports sont des vues construites à partir de celui-ci. Le grand livre est en mode ajout uniquement (append-only) — une erreur se corrige en ajoutant une écriture d'annulation, jamais en modifiant l'historique.

Prérequis

Élément	Prérequis
Rôle	Un administrateur.
Détails du vendeur	Définissez le nom légal, le numéro de TVA, l'adresse, l'e-mail de contact et le préfixe de numéro de facture dans System › Settings › General, onglet Seller & invoicing (/settings?tab=seller), carte Seller details (printed on invoices).
Dépendances	Payment channels pour les entrées d'argent.

Les éléments

Onglet admin	Ce qu'il liste	Usage type
Overview	Recettes du jour et du mois, totaux du grand livre par type (dépôt, débit, remboursement, ajustement, bon d'achat), factures par statut, remboursements en attente, raccourcis, dépenses par service sur les 30 derniers jours	Vérification quotidienne
Transactions	Le grand livre du portefeuille, une ligne par mouvement	Expliquer le solde d'un client
Invoices	Factures et deuxième vue Orders avec chaque achat de chaque service	Trouver un document, renvoyer, marquer comme payé
Top-ups	Paiements reçus via les passerelles	Vérifier un paiement, le rembourser
Payouts	Remboursements de cartes, commissions d'affiliation, retraits de revendeurs	Approuver les sorties d'argent
Vouchers	Codes de rechargement	Voir Promotions
Reports	Chiffre d'affaires par service, par revendeur	Comptabilité

Transactions (grand livre)

Colonnes : heure, client, type, service, montant (signé), VM, référence, acteur, note. Filtres : type, service, ID client, site (si vous avez des revendeurs), plage de dates et lien vers une VM.

Type	Description
deposit	Recharge depuis une passerelle
charge	Montant prélevé pour un service (commande, renouvellement, consommation horaire...)
refund	Argent reversé dans le portefeuille
adjust	Crédit ou débit administrateur, ainsi que codes de rechargement (référence commençant par vch:) — la vue d'ensemble affiche les bons d'achat sur leur propre ligne

Chaque ligne possède une référence telle que dep:stripe:<payment-id> ; la même référence ne peut jamais être écrite deux fois, ce qui empêche un webhook répété de créditer deux fois. Utilisez Customers › List › customer › Credit / debit pour ajouter un ajustement manuel : un motif est obligatoire, un montant positif tente également de déverrouiller les VMs bloquées par manque de fonds, et l'action est confirmée en deux étapes.

Factures

Une facture est créée automatiquement lorsqu'un client achète ou renouvelle un service payé depuis le portefeuille, ou pour une recharge. Les numéros ressemblent à <prefix><YYYYMM>-<000001> (par exemple NX202610-000042) ; les sites revendeurs utilisent leur propre préfixe et séquence. Les numéros existants ne changent jamais lorsque vous modifiez le préfixe.

Champ	Valeurs
Type	Reçu, Renouvellement, Recharge, Manuel, Remboursement
Statut	Impayée, Payée, En retard, Annulée, Remboursée

Actions sur une ligne :

Action	Effet
View / Print	Ouvre la facture ; le portail permet également de l'imprimer ou de l'enregistrer en PDF.
Mark paid (impayée ou en retard uniquement)	Marque la facture comme payée sans mouvement d'argent dans le portefeuille — à utiliser lorsque le client vous a payé en dehors de NexCMP. Un motif est requis. Pour une facture de renouvellement, cela prolonge et déverrouille également la VM.
Cancel (impayée ou en retard uniquement)	Annule la facture. Un motif est requis.
Resend	Envoie à nouveau la facture par e-mail.

Create manual invoice (bouton en haut de l'onglet) : identifiant client, 1 à 50 lignes (description, quantité, prix unitaire), ID de VM facultatif, jours d'échéance facultatifs (0 à 365, par défaut 7), note facultative. Il est créé comme impayé ; le client le voit dans Billing › Invoice History.

réglées automatiquement depuis le portefeuille dès qu'il y a de l'argent, de sorte que l'action du client se résume à recharger.

Rechargements (paiements)

Une ligne par tentative : heure, client, passerelle et méthode, type (rechargement ou rechargement automatique), statut (en attente, complété, échec, remboursé, contesté, annulé), montant payé par le client, frais, montant versé au portefeuille, référence de la passerelle et heure de fin. Les paiements Stripe et PayPal complétés disposent d'une action Refund. Utilisez les pages d'événements de passerelle pour voir les webhooks (Payment channels).

Versements

Trois sous-onglets : Card refunds (approuver ou rejeter les demandes de remboursement ; la demande est créée à partir d'un paiement complété), Affiliate payouts (retraits de commissions) et Reseller withdrawals. Chaque décision fait l'objet d'un audit.

Rapports

Revenue (tendance sur 30 jours, mois par mois, meilleurs clients), By service et By reseller.

Ce que voit le client

Dans Billing, le client dispose de Balance, Deposit, Redeem code, Settings (rechargement automatique) et d'un historique comprenant les onglets Invoice History, Payment Order, Ledger et Orders (chaque service dans une liste unique avec des filtres par service et par type). Chaque facture propose View, Print et Save as PDF ; les montants sont en USD, affichés éventuellement dans la devise d'affichage.

Vérification

1. Effectuez un petit rechargement en tant que client test.
2. Transactions affiche une ligne deposit, Top-ups indique le paiement comme Completed et les revenus de Overview augmentent.
3. Achetez un article : une ligne charge apparaît et Invoices affiche une facture de type Receipt ou Renewal comportant les coordonnées du vendeur que vous avez configurées.

Limites et notes

• Ajout seul. Impossible de modifier ou de supprimer une ligne de grand livre ; ajoutez un redressement avec un motif.
• Devise. Les montants sont en USD ; la devise d'affichage est purement cosmétique (voir Currency and exchange rates).
• Le remboursement sur carte s'effectue en deux étapes (demande, puis validation sous Payouts) ; les transferts USDT et bancaires ne sont pas remboursés à la source.
• Tout est audité sous System › Logs › Admin actions avec le motif saisi.
• Commandes vs factures. L'utilisation horaire n'est pas facturée par heure ; la vue Orders la groupe par jour pour en conserver la visibilité.

Dépannage

Symptôme	Cause	Solution
Le solde du client semble incorrect	Un débit, un redressement ou un bon d'achat inattendu	Filtrez Transactions par l'identifiant client et consultez les références et notes.
"La facture est déjà payée" (409)	Marquer comme payée une facture déjà réglée	Aucune action requise.
Impossible d'annuler une facture	Seules les factures impayées ou en retard peuvent être annulées	Pour les factures payées, utilisez un remboursement ou un redressement.
Coordonnées du vendeur manquantes sur les factures	Non renseigné	Renseignez Seller details dans System › Settings › General › Seller & invoicing.
Carte de crédit/débit refusée	Le montant est nul ou supérieur à $100,000	Utilisez un montant compris entre 1 cent et $100,000.
Un paiement reste Pending longtemps	Webhook manquant	Consultez Gateway events et relancez.