ใบแจ้งหนี้และบัญชีแยกประเภท

ตําแหน่งในหน้าผู้ดูแลระบบ: Finance › Billing (/billing) พร้อมด้วยแท็บ Overview, Transactions (/billing/ledger), Invoices (/billing/invoices), Top-ups (/billing/deposits), Payouts (/billing/payouts), Vouchers (/billing/vouchers) และ Reports (/billing/reports). ตําแหน่งในพอร์ทัล: Billing (/billing).

What it does

ทุกยอดเงินใน NexCMP จะถูกจัดเก็บเป็นเซนต์ดอลลาร์สหรัฐและบันทึกเพียงครั้งเดียว แนวคิดหลัก: สมุดบัญชีวอลเล็ต คือแหล่งข้อมูลความจริงสําหรับยอดคงเหลือ; ใบแจ้งหนี้, การเติมเงิน และรายงานคือมุมมองที่สร้างขึ้นจากสมุดบัญชีดังกล่าว สมุดบัญชีนี้เป็นแบบ append-only (เพิ่มข้อมูลได้อย่างเดียว) — ข้อผิดพลาดจะถูกแก้ไขด้วยการเพิ่มรายการกลับรายการ โดยไม่มีการแก้ไขประวัติย้อนหลัง

ข้อกำหนด

Item	Requirement
บทบาท	ผู้ดูแลระบบ
รายละเอียดผู้ขาย	ตั้งค่าชื่อตามกฎหมาย, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี, ที่อยู่, อีเมลติดต่อ และคำนำหน้าหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้ที่ System › Settings › General, แท็บ Seller & invoicing (/settings?tab=seller), การ์ด Seller details (printed on invoices).
Dependencies	Payment channels สำหรับเงินที่รับเข้า

ส่วนประกอบต่างๆ

แท็บผู้ดูแลระบบ	สิ่งที่แสดงรายการ	การใช้งานทั่วไป
Overview	รายได้ในวันนี้และเดือนนี้ ยอดรวมบัญชีแยกตามประเภท (เงินฝาก, หักเงิน, คืนเงิน, ปรับยอด, บัตรกำนัล), ใบแจ้งหนี้ตามสถานะ, เงินคืนที่รอดำเนินการ, ทางลัด, การใช้จ่ายต่อบริการใน 30 วันล่าสุด	ตรวจสอบประจำวัน
Transactions	บัญชีแยกประเภทกระเป๋าเงิน หนึ่งบรรทัดต่อการเคลื่อนไหว	อธิบายยอดคงเหลือของลูกค้า
Invoices	ใบแจ้งหนี้ และมุมมองที่สอง Orders พร้อมการซื้อบริการทุกรายการ	ค้นหาเอกสาร, ส่งซ้ำ, ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว
Top-ups	การชำระเงินที่ได้รับผ่านเกตเวย์	ตรวจสอบการชำระเงิน, คืนเงิน
Payouts	การคืนเงินผ่านบัตร, การจ่ายเงินค่าแนะนำ, การถอนเงินของตัวแทนจำหน่าย	อนุมัติเงินออก
Vouchers	รหัสเติมเงิน	ดู Promotions
Reports	รายได้, แยกตามบริการ, แยกตามตัวแทนจำหน่าย	การบัญชี

Transactions (ledger)

คอลัมน์: เวลา, ลูกค้า, ประเภท, บริการ, จำนวนเงิน (มีเครื่องหมายบวก/ลบ), VM, อ้างอิง, ผู้ดำเนินการ, บันทึก ตัวกรอง: ประเภท, บริการ, รหัสลูกค้า, ไซต์ (เมื่อคุณมีตัวแทนจำหน่าย), ช่วงวันที่ และลิงก์ VM

ชนิด	ความหมาย
deposit	เติมเงินจากเกตเวย์
charge	เงินที่หักสำหรับบริการ (คำสั่งซื้อ, การต่ออายุ, การใช้งานรายชั่วโมง ...)
refund	เงินที่คืนเข้ากระเป๋าเงิน
adjust	เครดิตหรือเดบิตของผู้ดูแลระบบ และรหัสเติมเงิน (การอ้างอิงเริ่มต้นด้วย vch:) — ภาพรวมแสดงบัตรกำนัลเป็นบรรทัดของตัวเอง

ทุกแถวจะมีการอ้างอิง เช่น dep:stripe:<payment-id>; การอ้างอิงเดียวกันจะไม่สามารถบันทึกซ้ำได้ ซึ่งเป็นสาเหตุที่เว็บฮุกที่ส่งซ้ำจะไม่สามารถเครดิตซ้ำได้ ใช้ Customers › List › customer › Credit / debit เพื่อเพิ่มการปรับยอดด้วยตนเอง: ต้องระบุเหตุผล, จำนวนเงินที่เป็นบวกจะพยายามปลดล็อก VM ที่ถูกล็อกเนื่องจากขาดเงินด้วย และการดำเนินการจะได้รับการยืนยันในสองขั้นตอน

Invoices

ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อลูกค้าซื้อหรือต่ออายุบางสิ่งที่ชำระเงินจากกระเป๋าเงิน หรือสำหรับการเติมเงิน ตัวเลขมีลักษณะดังนี้ <prefix><YYYYMM>-<000001> (ตัวอย่างเช่น NX202610-000042); ไซต์ตัวแทนจำหน่ายจะใช้คำนำหน้าและลำดับของตนเอง หมายเลขที่มีอยู่จะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อคุณเปลี่ยนคำนำหน้า

ฟิลด์	ค่า
ชนิด	ใบเสร็จ, การต่ออายุ, เติมเงิน, ด้วยตนเอง, คืนเงิน
สถานะ	ยังไม่ชำระ, ชำระแล้ว, เกินกำหนด, ยกเลิก, คืนเงินแล้ว

การดำเนินการบนแถว:

การดำเนินการ	ผลลัพธ์
View / Print	เปิดใบแจ้งหนี้ พอร์ทัลยังสามารถพิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF ได้
Mark paid (เฉพาะที่ยังไม่ชำระหรือเกินกำหนดเท่านั้น)	ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว โดยไม่ต้องเคลื่อนย้ายเงินในกระเป๋าเงิน — ใช้เมื่อลูกค้าชำระเงินให้คุณนอก NexCMP ต้องระบุเหตุผล สำหรับใบแจ้งหนี้การต่ออายุ ระบบจะขยายเวลาและปลดล็อก VM ที่ถูกล็อกด้วย
Cancel (เฉพาะที่ยังไม่ชำระหรือเกินกำหนดเท่านั้น)	ยกเลิกใบแจ้งหนี้ ต้องระบุเหตุผล
Resend	ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้อีกครั้ง

Create manual invoice (ปุ่มที่ด้านบนของแท็บ): รหัสลูกค้า, 1 ถึง 50 บรรทัด (คำอธิบาย, จำนวน, ราคาต่อหน่วย), รหัส VM (ไม่บังคับ), จำนวนวันครบกำหนด (0 ถึง 365, ค่าเริ่มต้นคือ 7), หมายเหตุ (ไม่บังคับ) โดยจะถูกสร้างขึ้นในสถานะยังไม่ชำระเงิน และลูกค้าจะเห็นรายการนี้ใน Billing › Invoice History

ใบแจ้งหนี้บริการที่ยังไม่ได้ชำระจะถูกหักชำระโดยอัตโนมัติจากกระเป๋าเงินทันทีที่มีเงินเพียงพอ ดังนั้นสิ่งที่ลูกค้าต้องทำจึงมีเพียงแค่การเติมเงินเท่านั้น

การเติมเงิน (การชำระเงิน)

1 แถวต่อ 1 การทำรายการ: เวลา, ลูกค้า, เกตเวย์และวิธีชำระเงิน, ประเภท (การเติมเงินหรือการเติมเงินอัตโนมัติ), สถานะ (รอดำเนินการ, สำเร็จ, ล้มเหลว, คืนเงิน, โต้แย้ง, ยกเลิก), จำนวนเงินที่ลูกค้าจ่าย, ค่าธรรมเนียม, จำนวนเงินที่เข้ากระเป๋าเงิน, อ้างอิงเกตเวย์ และเวลาที่ทำรายการเสร็จสิ้น การชำระเงินผ่าน Stripe และ PayPal ที่สำเร็จแล้วจะมีปุ่ม Refund ให้ใช้งาน คุณสามารถดูเว็บฮุกได้จากหน้าเหตุการณ์เกตเวย์ (Payment channels)

การจ่ายเงินออก

3 แท็บย่อย: Card refunds (อนุมัติหรือปฏิเสธคำขอคืนเงิน ซึ่งคำขอนี้สร้างขึ้นจากการชำระเงินที่สำเร็จแล้ว), Affiliate payouts (การถอนเงินค่าคอมมิชชัน) และ Reseller withdrawals ทุกการตัดสินใจจะถูกบันทึกประวัติการตรวจสอบ

รายงาน

Revenue (แนวโน้ม 30 วัน, เปรียบเทียบเป็นรายเดือน, ลูกค้าสูงสุด), By service และ By reseller

สิ่งที่ลูกค้าเห็น

ในหน้า Billing ลูกค้าจะมีเมนู Balance, Deposit, Redeem code, Settings (การเติมเงินอัตโนมัติ) และประวัติการทำรายการที่มีแท็บ Invoice History, Payment Order, Ledger และ Orders (บริการทั้งหมดในรายการเดียว พร้อมตัวกรองตามบริการและประเภท) แต่ละใบแจ้งหนี้จะมีปุ่ม View, Print และ Save as PDF โดยยอดเงินจะแสดงเป็น USD และสามารถเลือกแสดงเป็นสกุลเงินที่กำหนดไว้ได้

ตรวจสอบ

1. ลองทำการเติมเงินจำนวนเล็กน้อยโดยใช้บัญชีลูกค้าทดสอบ
2. Transactions จะแสดงรายการ deposit, Top-ups จะแสดงสถานะการชำระเงินเป็น Completed และรายได้ใน Overview จะเพิ่มขึ้น
3. ทดลองซื้อบริการ: รายการ charge จะปรากฏขึ้น และใน Invoices จะแสดงใบแจ้งหนี้ประเภท Receipt หรือ Renewal พร้อมรายละเอียดผู้ขายที่คุณได้ตั้งค่าไว้

ขีดจำกัดและหมายเหตุ

• บันทึกแบบเพิ่มข้อมูลเท่านั้น (Append-only) ไม่สามารถแก้ไขหรือลบรายการในบัญชีแยกประเภทได้ หากต้องการปรับปรุงให้เพิ่มรายการปรับยอดพร้อมระบุเหตุผล
• สกุลเงิน จำนวนเงินทั้งหมดเป็น USD ส่วนสกุลเงินที่แสดงผลเป็นเพียงการแสดงผลภายนอกเท่านั้น (ดูเพิ่มเติมที่ Currency and exchange rates)
• Refund to card มีขั้นตอน 2 ขั้นตอน (ส่งคำขอ จากนั้นรออนุมัติในหน้า Payouts) ส่วน USDT และการโอนผ่านธนาคารจะไม่สามารถคืนเงินไปยังช่องทางเดิมได้
• ทุกการกระทำจะถูกบันทึกประวัติ ไว้ที่ System › Logs › Admin actions พร้อมกับเหตุผลที่คุณระบุไว้
• คำสั่งซื้อเทียบกับใบแจ้งหนี้ การใช้งานแบบรายชั่วโมงจะไม่ถูกออกใบแจ้งหนี้ทุกชั่วโมง แต่ มุมมอง Orders จะจัดกลุ่มข้อมูลเป็นรายวันเพื่อให้คุณยังสามารถตรวจสอบได้

การแก้ Problme

อาการ	สาเหตุ	วิธีแก้ปัญหา
ยอดเงินคงเหลือของลูกค้าไม่ถูกต้อง	มีการเรียกเก็บเงิน, การปรับยอด หรือคูปองที่คุณไม่ได้คาดคิด	กรองข้อมูลใน Transactions ตามรหัสลูกค้าและตรวจสอบหมายเลขอ้างอิงกับหมายเหตุ
"ใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระเงินแล้ว" (409)	พยายามทำเครื่องหมายว่าชำระเงินแล้วบนใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินไปแล้ว	ไม่ต้องดำเนินการใดๆ
ไม่สามารถยกเลิกใบแจ้งหนี้ได้	สามารถยกเลิกได้เฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระหรือเกินกำหนดชำระแล้วเท่านั้น	สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว ให้ใช้การคืนเงินหรือการปรับยอดแทน
ไม่พบรายละเอียดผู้ขายบนใบแจ้งหนี้	ยังไม่ได้กรอกข้อมูล	กรอกข้อมูล Seller details ให้ครบถ้วนใน System › Settings › General › Seller & invoicing
บัตรเครดิต/เดบิตถูกปฏิเสธ	ยอดเงินเป็นศูนย์หรือมากกว่า $100,000	ใช้ยอดเงินระหว่าง 1 เซนต์ ถึง $100,000
การชำระเงินแสดงสถานะ Pending เป็นเวลานาน	เว็บฮุกขาดหายไป	ตรวจสอบที่ Gateway events แล้วทำการส่งซ้ำ (replay)